Odoo und Peppol: E-Rechnung in Belgien

Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen einander strukturierte E-Rechnungen senden, standardmäßig über das Peppol-Netzwerk im Format Peppol BIS. Odoo 17, 18 und 19 enthalten einen eigenen Peppol Access Point von Odoo, der kostenlos ist und auch in Odoo Community funktioniert. Ist Odoo Ihr einziges Rechnungssystem, aktivieren Sie Peppol, prüfen die Kennungen Ihrer Kunden und sind weitgehend fertig. Eine Anbindung brauchen Sie, sobald ein zweites System im Spiel ist: Die Fakturierung läuft in Billit, Ihr Steuerberater bucht in Silverfin, Exact Online, Octopus oder Yuki, oder Sie führen mehrere Gesellschaften. Dann ist die Frage, welches System sendet, welches empfängt und wie die Belege zu den anderen kommen. Eine individuelle Anbindung in eine Richtung dauert 6 bis 10 Tage (rund 3.000 bis 5.000 €), in beide Richtungen 12 bis 20 Tage (rund 6.000 bis 10.000 €). Dieser Beitrag konzentriert sich auf Peppol; das Gesamtbild zur Anbindung von Odoo an Buchhaltungspakete finden Sie in unserem Leitfaden zu Odoo-Buchhaltungsschnittstellen.

Warum das für Unternehmen aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz zählt: Die belgische Pflicht gilt für Unternehmen mit belgischer Umsatzsteuernummer. Ausländische Unternehmen ohne belgische Niederlassung sind laut offizieller FAQ von der Sendepflicht ausgenommen. Betreiben Sie aber eine belgische Tochtergesellschaft oder Niederlassung mit Odoo, gelten die Regeln unten für diese Gesellschaft. Die deutschen Regeln zur E-Rechnung sind ein eigenes Thema und nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Was sich 2026 für belgische Unternehmen geändert hat

Die Regeln, wie das föderale E-Rechnungsportal einvoice.belgium.be sie beschreibt:

• Wer: jedes belgische Unternehmen mit aktiver Umsatzsteuernummer, für Rechnungen an andere in Belgien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen. Das umfasst Kleinunternehmer mit Steuerbefreiung (Umsatz bis 25.000 €) und, zumindest für den Empfang, die landwirtschaftliche Sonderregelung.
• Ausnahmen: keine Sendepflicht für Unternehmen in Insolvenz, Unternehmen, die nur nach Artikel 44 des belgischen Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze tätigen, ausländische Unternehmen ohne belgische Niederlassung und Pauschalbesteuerte (eine Regelung, die spätestens am 1. Januar 2028 endet). Rechnungen an Verbraucher fallen nicht darunter, aber ein reines B2C-Unternehmen muss strukturierte Rechnungen seiner Lieferanten trotzdem empfangen können.
• Format: strukturiert, über Peppol, im Format Peppol BIS, es sei denn, beide Parteien einigen sich auf ein anderes Format, das die europäische Norm EN 16931 einhält. Ein PDF per E-Mail zählt im B2B nicht mehr. Peppol BIS Billing 3.0 ist diese Norm, gebunden an UBL, für Rechnungen und Gutschriften.
• Gutschriften: Ein Beleg, der eine strukturierte Rechnung korrigiert, ist selbst eine strukturierte Rechnung; Gutschriften laufen also ebenfalls über Peppol.
• Toleranz: Die allgemeine Toleranzfrist umfasste Januar bis März 2026 und ist abgelaufen. Für Gutschriftverfahren (Self-Billing) lief eine gezielte Toleranz bis zum 30. Juni 2026. Danach werden nur noch außergewöhnliche technische Probleme im Einzelfall beurteilt.
• Bußgelder: Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, strukturierte Rechnungen zu senden und zu empfangen, zahlt beim ersten Mal 1.500 €, beim zweiten 3.000 € und danach 5.000 €. Ein zweiter Verstoß zählt nur, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorigen festgestellt wird. Die bestehenden Bußgelder für fehlende oder fehlerhafte Rechnungen gelten weiter.
• Vorsteuerabzug: Als Käufer brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung, was bei betroffenen Umsätzen eine strukturierte bedeutet, um die Vorsteuer abzuziehen. Es gibt eine Ausnahme nach dem Grundsatz „Substanz vor Form“, aber ein Bußgeld wegen fehlender Empfangsfähigkeit ist trotzdem möglich.
• E-Reporting: In der ersten Phase gehen keine Rechnungsdaten an den Staat. Am 18. Juli 2026 hat der Ministerrat einen Vorentwurf für ein nahezu Echtzeit-E-Reporting gebilligt, vorgesehen ab dem 1. Januar 2028, das die jährliche Kundenliste ersetzen würde. Das ist noch kein Gesetz.

Eine praktische Rückfalloption: Kann Ihr Kunde technisch keine strukturierte Rechnung empfangen, dürfen Sie eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen, und der Kunde muss seine Einrichtung unverzüglich nachholen. Prüfen Sie Ihre eigene Situation auf der offiziellen Website; dieser Beitrag beschreibt die Regeln, er ist keine Steuerberatung.

Was Odoo von Haus aus kann

Laut Odoos Dokumentation für die Versionen 17, 18 und 19 ist Odoo selbst ein Peppol Access Point und SMP. Odoos belgische Seite verspricht kostenloses, unbegrenztes Senden und Empfangen, und die Dokumentation sagt, dass die Registrierung kostenlos und in Community verfügbar ist. Einrichtung:

1. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Elektronische Rechnungsstellung, und klicken Sie auf Peppol aktivieren.
2. Identifizieren Sie die Gesellschaft. Für Belgien nutzt Odoos Lokalisierungsdokumentation den EAS-Code 0208 mit Ihrer Unternehmensnummer (KBO) als Endpunkt. Die Aktivierung ist meist innerhalb eines Tages erledigt.
3. Wählen Sie die Rolle: Senden und Empfangen oder Nur Senden. Eingehende Belege werden zu Entwürfen von Lieferantenrechnungen in einem Einkaufsjournal oder zu Dateien in einem Documents-Ordner.
4. Prüfen Sie jeden Kunden: Klicken Sie im Entwicklermodus am Kontakt auf Verify. Odoo markiert den Endpunkt als Valid, wenn der Kunde im Netzwerk ist.
5. Stellen Sie die Versandart des Kunden auf per Peppol. Eine gesendete Rechnung zeigt den Status Done, sobald sie den Access Point des Kunden erreicht hat.

Die Grenzen sind wichtiger als die Einrichtung. Odoos Peppol kennt nur Odoo. Es teilt Billit oder der Software Ihres Steuerberaters nicht mit, was es gesendet oder empfangen hat. „Done“ heißt zugestellt beim anderen Access Point, nicht gebucht bei Ihrem Kunden. Für einen Anbieterwechsel müssen Sie sich erst abmelden, denn eine Gesellschaft kann jeweils nur bei einem Access Point registriert sein. Und für Odoo 16 oder älter gibt es kein Standardmodul; Sie aktualisieren, kaufen ein Peppol-Modul eines Drittanbieters, das sich mit einem kommerziellen Access Point verbindet, oder lassen eine Anbindung bauen.

Wann Sie trotzdem eine Anbindung brauchen

Ihre Situation	Reicht Standard-Odoo?	Was anzubinden ist
Gesamte Fakturierung in Odoo, Steuerberater arbeitet in Odoo	Ja	Nichts. Peppol aktivieren, Kunden prüfen.
Fakturierung in Odoo, Steuerberater arbeitet in Silverfin	Ja	Odoos eingebaute Silverfin-Synchronisation (Einrichtung mit einem Odoo-API-Schlüssel).
Aufträge und Lager in Odoo, Rechnungen werden aus Billit gesendet	Nein	Odoo zu Billit über die Billit-API, Versandstatus zurück nach Odoo.
Odoo sendet, Steuerberater bucht in Exact Online, Octopus oder Yuki	Teilweise	Einen empfangenden Access Point wählen; Rechnungen und Zahlungen ins Buchhaltungspaket übertragen (Konnektor oder Eigenbau).
Eingangsrechnungen kommen in Billit oder im Tool des Steuerberaters an, Odoo braucht sie aber für den Abgleich mit Bestellungen	Nein	Eingehende UBL-Rechnungen als Lieferantenrechnungen nach Odoo holen.
Mehrere Gesellschaften, einige in Odoo, andere woanders	Teilweise	Jede Gesellschaft hat eine eigene Unternehmensnummer und Peppol-ID; pro Gesellschaft routen und doppelte Registrierungen vermeiden.
Odoo 16 oder älter	Nein	Upgrade, Drittanbietermodul oder Anbindung an einen Access Point wie Billit.

Wie eine Anbindung von Odoo an Billit funktioniert

Im Odoo Store gibt es keine Billit-App, also ist das Eigenbau auf Basis der REST-API von Billit, die OAuth oder einen API-Schlüssel unterstützt und eine kostenlose Sandbox hat. Billits Dokumentation beschreibt die nötigen Bausteine:

• Anlegen und senden: Die Rechnung wird als Order angelegt (v1/orders) und mit /v1/orders/commands/send und Transporttyp Peppol gesendet.
• Kein stiller E-Mail-Ersatz: Seit Februar 2026 gibt Billit den Fehler TheCustomerIsNotActiveOnPeppol zurück, statt ein PDF zu mailen. Ihr Odoo muss diesen Fehler jemandem anzeigen.
• Status zurück: Webhooks senden Statusänderungen an einen HTTPS-Endpunkt, signiert mit einem Secret.
• Keine Dubletten: Ein Idempotency-Key-Header sorgt dafür, dass ein erneuter Versuch dieselbe Rechnung nie zweimal sendet; ein wiederverwendeter Schlüssel gibt 409 zurück.
• Identische Summen: Billit rechnet die Umsatzsteuer neu, es sei denn, Sie übergeben VatGroups mit Odoos eigenen Summen pro Steuersatz.
• Empfangen: Eine Inbox-API liefert eingehende Rechnungen und ihre UBL-Dateien. sFTP ist eine Alternative.

Billit gibt außerdem an, dass Sie sich nicht über Billit bei Peppol registrieren müssen, wenn Sie nur senden. Das ergibt eine saubere Aufteilung: Billit sendet, Odoo (oder der Steuerberater) empfängt. Auf der Odoo-Seite läuft die Anbindung als Modul auf Odoo.sh oder on-premise oder als separater Dienst über Odoos API; unser Leitfaden erklärt, welchen Odoo-Tarif das voraussetzt.

Wo Peppol in Odoo schiefgeht

1. Falsche USt- oder KBO-Nummer beim Empfänger. In Belgien muss jeder Dienstleister Unternehmen mindestens mit ihrer Unternehmensnummer registrieren (Schema 0208). Odoo füllt den Endpunkt aus dem Kontakt vor; ein Tippfehler oder eine alte Umsatzsteuernummer heißt „nicht gefunden“. Billits Fehler dazu kann auch auf Ihre eigenen Daten zeigen: Stimmen USt- oder Unternehmensnummer auf der Rechnung nicht mit Ihrem Billit-Konto überein, scheitert es ebenfalls.
2. Empfänger nicht bei Peppol. Prüfen Sie das im offiziellen Peppol-Verzeichnis mit 0208: plus Unternehmensnummer. Diese Suche zeigt, wer empfangen kann, nicht wer senden kann.
3. Dubletten über zwei Access Points. Odoo und Billit senden beide dieselbe Rechnung, oder ein erneuter Versuch sendet sie noch einmal. Peppol erkennt keine Dubletten; die offizielle FAQ legt diese Verantwortung auf das Buchhaltungssystem. Legen Sie pro Belegart fest, welches System sendet, und schalten Sie das andere ab.
4. Gutschriften. Eine Gutschrift zu einer strukturierten Rechnung muss über Peppol gehen und auf das Original verweisen. Eine Gutschrift aus 2026 zu einer PDF-Rechnung aus 2025 hat keine Formatpflicht. In Billits API bleiben Gutschriftbeträge positiv; stattdessen negative Rechnungszeilen zu senden ist ein klassischer Fehler.
5. UBL-Validierungsfehler. Billit listet die üblichen: Steuerkategorie-Regel BR-S-08, Zeilenbeträge, die nicht aufgehen, eine fehlende Käuferreferenz oder Bestellnummer, leere Elemente. Seit 2026 gilt die Rundung bei E-Rechnungen für die Summe pro Steuersatz, nicht pro Zeile, also ist Odoos Rundungseinstellung wichtig.
6. Eingangsrechnungen, die nie beim Steuerberater ankommen. Ihr Unternehmen empfängt über einen Access Point. Ist das Odoo, arbeitet Ihr Steuerberater aber in Exact oder Octopus, liegen Lieferantenrechnungen als Entwürfe in Odoo. Ohne strukturierte Rechnung wird der Vorsteuerabzug zur Diskussion. Die Zustellung dauert normalerweise Minuten bis einige Stunden; mehr als ein Werktag heißt, beim Anbieter nachzufragen.

Preis und Zeitplan

Odoos eigenes Peppol zu aktivieren und die Kundenkennungen zu bereinigen ist Konfiguration, keine Entwicklung. Oft ein paar Stunden, was zu unserer Stundenkarte passt (14 Stunden für 910 €). Eine individuelle Anbindung berechnen wir mit 495 € pro Senior-Tag (zzgl. MwSt.):

• Eine Richtung, zum Beispiel Odoo-Rechnungen und Gutschriften über Billit gesendet, mit Status zurück in Odoo: 6 bis 10 Tage, rund 3.000 bis 5.000 €.
• Beide Richtungen, zusätzlich Eingangsrechnungen in Odoo, Zahlungen, mehrere Gesellschaften oder Routing zwischen Odoo und dem Paket des Steuerberaters: 12 bis 20 Tage, rund 6.000 bis 10.000 €.

Rechnen Sie mit 3 bis 6 Wochen einschließlich Testmonat. Mehr Steuerfälle (Reverse Charge, befreite Zeilen mit unterschiedlichen Gründen) und mehr Gesellschaften erhöhen den Aufwand. Wie wir schätzen und berichten, sehen Sie bei unseren Projekten.

Wie wir sie bauen

• Erst das Routing auf Papier: pro Gesellschaft und Belegart, wer sendet, wer empfängt, wo gebucht wird. Ihr Steuerberater gibt es frei.
• Sandbox vor Produktion: Billits Sandbox und Peppol-Testteilnehmer, mit Ihren echten Rechnungsarten.
• Validieren vor dem Senden: UBL wird gegen die Peppol-Regeln geprüft, damit Fehler in Odoo auftauchen und nicht bei Ihrem Kunden.
• Warteschlange, Idempotenz, Webhooks: Jede Rechnung bekommt einen Status in Odoo; Wiederholungen erzeugen nie Dubletten.
• Warnmeldungen: Fehlgeschlagene Sendungen, nicht registrierte Kunden und ablaufende Schlüssel gehen an eine Person, nicht in ein Log, das niemand liest.

Wann Sie einen Spezialisten holen sollten

Machen Sie es selbst, wenn Odoo Ihr einziges Rechnungssystem ist und Ihre Kunden als Valid geprüft sind. Holen Sie Hilfe, wenn Rechnungen aus Gründen zurückkommen, die Sie nicht verstehen, Kunden Rechnungen doppelt erhalten, Lieferantenrechnungen nicht bei Ihrem Steuerberater ankommen, Sie mehrere Gesellschaften über Odoo und Billit verteilt haben oder noch auf Odoo 16 oder älter sind. Seit April 2026 sind das nicht nur Ärgernisse; sie können Bußgelder bedeuten.

Sie möchten, dass Odoo, Peppol und Billit oder die Software Ihres Steuerberaters als ein Ablauf funktionieren? Sehen Sie sich unseren Service für Odoo-Integrationen an oder schicken Sie uns Ihr Setup: Odoo-Version, Anzahl Gesellschaften, welche Tools senden und empfangen, und Rechnungen pro Monat. Wir antworten mit dem, was wir bauen würden, und ungefähr wie viele Tage es dauert.