Odoo en Peppol: e-facturatie in België koppelen

Kort antwoord: sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen sturen, standaard via het Peppol-netwerk in Peppol BIS-formaat. Odoo 17, 18 en 19 hebben een eigen Peppol access point, gratis en ook in Odoo Community. Factureer je alleen in Odoo, dan activeer je Peppol, controleer je de ondernemingsnummers van je klanten en ben je grotendeels klaar. Een koppeling heb je nodig zodra er een tweede systeem meespeelt: je factureert in Billit, je boekhouder werkt in Silverfin, Exact Online, Octopus of Yuki, of je hebt meerdere vennootschappen. Dan moet je beslissen welk systeem verstuurt, welk systeem ontvangt en hoe de documenten bij de andere terechtkomen. Een koppeling op maat in één richting kost 6 tot 10 dagen (ongeveer €3.000 tot €5.500), in twee richtingen 12 tot 20 dagen (ongeveer €6.000 tot €11.000). Dit artikel gaat dieper in op Peppol; het totaalbeeld van Odoo koppelen aan boekhoudpakketten lees je in onze gids over Odoo en boekhoudkoppelingen.

Wat er in 2026 veranderde voor Belgische bedrijven

De regels zoals de federale overheid ze uitlegt op efactuur.belgium.be:

• Wie: elke Belgische onderneming met een actief btw-nummer, voor facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Ook als je de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt (omzet tot €25.000), en minstens voor het ontvangen ook onder de bijzondere landbouwregeling.
• Uitzonderingen: geen verplichting om te verzenden voor gefailleerde btw-plichtigen, ondernemingen met alleen door artikel 44 Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen, buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, en forfaitaire btw-plichtigen (die regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit). Facturen aan particulieren vallen erbuiten, maar ook een zuivere B2C-zaak moet e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen.
• Formaat: gestructureerd, via Peppol, in Peppol BIS-formaat, tenzij beide partijen een ander formaat afspreken dat de Europese norm EN 16931 respecteert. Een pdf per mail volstaat voor B2B niet meer. Peppol BIS Billing 3.0 is die norm in UBL, voor facturen en creditnota's.
• Creditnota's: een document dat een gestructureerde factuur corrigeert, is zelf een gestructureerde factuur. Creditnota's gaan dus ook via Peppol.
• Tolerantie: de algemene tolerantieperiode liep van januari tot eind maart 2026 en is voorbij. Voor self-billing gold een gerichte tolerantie tot en met 30 juni 2026. Daarna kijkt de administratie alleen bij uitzonderlijke technische problemen geval per geval.
• Boetes: niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde facturen te verzenden en te ontvangen kost €1.500 de eerste keer, €3.000 de tweede en €5.000 daarna. Een tweede overtreding telt pas als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. De bestaande boetes voor ontbrekende of foute facturen blijven gelden.
• Btw-aftrek: als afnemer heb je voor aftrek een regelmatige factuur nodig, en dat is voor handelingen binnen de verplichting een gestructureerde factuur. Er is een uitzondering ("substance over form"), maar je riskeert wel een boete als je zelf niet kunt ontvangen.
• E-reporting: in deze eerste fase gaat er nog geen factuurdata naar de overheid. Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed voor near-real-time e-reporting, beoogd vanaf 1 januari 2028, ter vervanging van de jaarlijkse klantenlisting. Dat is nog geen wet.

Een praktische uitweg: kan je klant technisch geen gestructureerde factuur ontvangen, dan mag je op papier of als pdf factureren, en moet de klant zijn systeem zonder uitstel in orde brengen. Check je eigen situatie op de officiële site; wij beschrijven de regels, dit is geen fiscaal advies.

Wat Odoo standaard doet met Peppol

Volgens de Odoo-documentatie voor versie 17, 18 en 19 is Odoo zelf Peppol access point en SMP. Op de Belgische pagina belooft Odoo gratis en onbeperkt verzenden en ontvangen, en de documentatie zegt dat registreren gratis is en ook in Community werkt. Zo stel je het in:

1. Ga naar Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Instellingen, sectie Elektronische facturatie, en klik op Peppol activeren.
2. Identificeer je bedrijf. Voor België gebruikt de Odoo-lokalisatie EAS-code 0208 met je ondernemingsnummer (KBO) als endpoint. De activering is meestal binnen een dag rond.
3. Kies de rol: verzenden en ontvangen of alleen verzenden. Inkomende documenten worden conceptfacturen in een aankoopdagboek, of bestanden in een map van Documenten.
4. Controleer elke klant: zet de ontwikkelaarsmodus aan en klik op Verify bij het contact. Odoo zet het endpoint op Valid als de klant op het netwerk staat.
5. Zet de verzendmethode van de klant op via Peppol. Een verstuurde factuur krijgt status Done zodra ze bij het access point van je klant is.

De grenzen zijn belangrijker dan de instellingen. Odoo-Peppol kent alleen Odoo. Billit of het pakket van je boekhouder weet niet wat Odoo verstuurde of ontving. "Done" betekent afgeleverd bij het andere access point, niet geboekt door je klant. Wil je van provider wisselen, dan moet je eerst uitschrijven: een onderneming staat maar bij één access point tegelijk geregistreerd. En op Odoo 16 of ouder is er geen standaardmodule; je upgradet, koopt een Peppol-module van derden die met een commercieel access point praat, of laat een koppeling bouwen.

Wanneer je toch een koppeling nodig hebt

Jouw situatie	Standaard Odoo genoeg?	Wat koppel je
Alle facturatie in Odoo, boekhouder werkt in Odoo	Ja	Niets. Peppol activeren, klanten controleren.
Facturatie in Odoo, boekhouder werkt in Silverfin	Ja	De ingebouwde Silverfin-sync van Odoo (met een Odoo API-sleutel).
Orders en voorraad in Odoo, facturen vertrekken uit Billit	Nee	Odoo naar Billit via de Billit API, verzendstatus terug naar Odoo.
Odoo verstuurt, boekhouder boekt in Exact Online, Octopus of Yuki	Deels	Kies één ontvangend access point; stuur facturen en betalingen door naar het boekhoudpakket (connector of maatwerk).
Aankoopfacturen komen binnen in Billit of bij de boekhouder, maar Odoo heeft ze nodig voor de aankoopcontrole	Nee	Inkomende UBL-facturen als leveranciersfacturen in Odoo binnenhalen.
Meerdere vennootschappen, deels in Odoo, deels elders	Deels	Elke entiteit heeft een eigen ondernemingsnummer en Peppol-ID; routeer per entiteit en vermijd dubbele registraties.
Odoo 16 of ouder	Nee	Upgrade, module van derden, of een koppeling met een access point zoals Billit.

Zo werkt een Odoo Billit koppeling

In de Odoo Apps store staat geen Billit-app, dus dit is maatwerk op de REST API van Billit, met OAuth of een API-sleutel en een gratis sandbox. De documentatie van Billit beschrijft de bouwstenen:

• Aanmaken en versturen: de factuur wordt een order (v1/orders) en vertrekt met /v1/orders/commands/send en transporttype Peppol.
• Geen stille mail-fallback: sinds februari 2026 geeft Billit de fout TheCustomerIsNotActiveOnPeppol in plaats van een pdf te mailen. Odoo moet die fout aan iemand tonen.
• Status terug: webhooks sturen statuswijzigingen naar een HTTPS-endpoint, ondertekend met een secret.
• Nooit dubbel: met een Idempotency-Key in de header kan een nieuwe poging dezelfde factuur nooit twee keer versturen; een hergebruikte sleutel geeft 409.
• Dezelfde totalen: Billit herberekent de btw, tenzij je VatGroups meestuurt met de totalen per tarief uit Odoo.
• Ontvangen: via een inbox-API haal je inkomende facturen en hun UBL-bestanden op. sFTP kan ook.

Billit zegt ook dat je je niet via Billit op Peppol hoeft te registreren als je alleen verstuurt. Dat geeft een zuivere verdeling: Billit verstuurt, Odoo (of de boekhouder) ontvangt. Aan de Odoo-kant draait de koppeling als module op Odoo.sh of on-premise, of als aparte dienst via de Odoo API; in onze gids lees je welk Odoo-abonnement daarvoor nodig is.

Waar Peppol in Odoo misgaat

1. Fout btw- of KBO-nummer bij de ontvanger. In België moet elke dienstverlener een onderneming minstens op haar ondernemingsnummer registreren (scheme 0208). Odoo vult het endpoint in vanuit het contact; een tikfout of oud btw-nummer betekent "niet gevonden". De Billit-fout hiervoor kan ook over je eigen gegevens gaan: klopt het btw- of ondernemingsnummer op de factuur niet met je Billit-account, dan faalt het ook.
2. Ontvanger staat niet op Peppol. Zoek het op in de officiële Peppol-directory met 0208: plus het ondernemingsnummer. Die opzoeking toont wie kan ontvangen, niet wie kan verzenden.
3. Dubbel verzonden via twee access points. Odoo en Billit sturen allebei dezelfde factuur, of een nieuwe poging stuurt ze opnieuw. Peppol herkent geen duplicaten; volgens de officiële FAQ hoort dat in het boekhoudsysteem. Leg per documenttype vast welk systeem verstuurt, en zet het andere uit.
4. Creditnota's. Een creditnota op een gestructureerde factuur moet via Peppol en naar het origineel verwijzen. Een creditnota in 2026 op een pdf-factuur uit 2025 heeft geen formaatvereiste. In de Billit API blijven bedragen van creditnota's positief; negatieve factuurlijnen sturen is een klassieke fout.
5. UBL-validatiefouten. Billit somt de bekende op: btw-regel BR-S-08, lijnbedragen die niet kloppen, een ontbrekende buyer reference of bestelnummer, lege velden. Sinds 2026 wordt op e-facturen afgerond op het totaal per btw-tarief, niet per lijn, dus de afrondingsinstelling in Odoo telt.
6. Inkomende facturen die nooit bij de boekhouder komen. Je onderneming ontvangt via één access point. Is dat Odoo en werkt je boekhouder in Exact of Octopus, dan blijven leveranciersfacturen als concept in Odoo staan. Zonder gestructureerde factuur wordt btw-aftrek een discussie. Levering duurt normaal enkele minuten tot een paar uur; na meer dan een werkdag vraag je het na bij je provider.

Prijs en doorlooptijd

De Peppol-functie van Odoo activeren en de ondernemingsnummers van je klanten opkuisen is configuratie, geen ontwikkeling. Vaak een paar uur, en dat past in onze strippenkaart. Een koppeling op maat rekenen we aan €495 per seniordag (excl. btw):

• Eén richting, bijvoorbeeld facturen en creditnota's uit Odoo via Billit versturen, met de status terug in Odoo: 6 tot 10 dagen, ongeveer €3.000 tot €5.500.
• Twee richtingen, met inkomende facturen in Odoo, betalingen, meerdere vennootschappen of routering tussen Odoo en het pakket van je boekhouder: 12 tot 20 dagen, ongeveer €6.000 tot €11.000.

Reken op 3 tot 6 weken, testmaand inbegrepen. Meer btw-gevallen (verlegging, vrijgestelde lijnen met verschillende redenen) en meer entiteiten maken het duurder. Lees in onze projecten hoe we inschatten en rapporteren.

Hoe wij het bouwen

• Eerst de routering op papier: per vennootschap en per documenttype wie verstuurt, wie ontvangt en waar het geboekt wordt. Je boekhouder keurt goed.
• Sandbox voor productie: de Billit-sandbox en test-deelnemers op Peppol, met jouw echte factuurtypes.
• Valideren voor verzenden: de UBL wordt getoetst aan de Peppol-regels, zodat fouten in Odoo opduiken en niet bij je klant.
• Wachtrij, idempotency, webhooks: elke factuur heeft een status in Odoo; een nieuwe poging maakt nooit een dubbel.
• Meldingen: mislukte verzendingen, niet-geregistreerde klanten en verlopende sleutels gaan naar een mens, niet naar een log die niemand leest.

Wanneer je er een specialist bij haalt

Zelf doen lukt als Odoo je enige facturatiesysteem is en je klanten op Valid staan. Haal hulp als facturen terugkomen met fouten die je niet kunt lezen, klanten facturen dubbel krijgen, leveranciersfacturen niet bij je boekhouder raken, je meerdere entiteiten over Odoo en Billit verdeelt, of je nog op Odoo 16 of ouder zit. Sinds april 2026 is dat geen ongemak meer, maar een mogelijk boeterisico.

Wil je dat Odoo, Peppol en Billit of het pakket van je boekhouder als één flow werken? Bekijk onze Odoo-integraties of stuur ons je situatie: Odoo-versie, aantal vennootschappen, welke tools verzenden en ontvangen, en facturen per maand. We laten weten wat we zouden bouwen en hoeveel dagen het ongeveer kost.