Odoo Exact Online Schnittstelle: Optionen und Kosten

Kurz gesagt: Eine Odoo-Exact-Online-Schnittstelle überträgt Kunden, Ausgangsrechnungen und Gutschriften von Odoo nach Exact und holt den Zahlungsstatus zurück nach Odoo. Testen Sie zuerst einen fertigen Konnektor aus dem Odoo Apps Store (der von Callista beginnt bei 708 € pro Jahr); für eine Gesellschaft mit gewöhnlicher Umsatzsteuer reicht er oft. Individuelle Entwicklung lohnt sich bei mehreren Administrationen, Kostenstellen, niederländischen und belgischen Gesellschaften nebeneinander oder vielen Ausnahmen. Dann rechnen Sie mit 6 bis 10 Entwicklertagen für eine Richtung (rund 3.000 bis 5.000 €) und 12 bis 20 Tagen für beide Richtungen (rund 6.000 bis 10.000 €). Dieser Artikel geht nur bei Exact Online in die Tiefe. Den Überblick über alle Buchhaltungspakete finden Sie in unserem Leitfaden zu Odoo-Buchhaltungsschnittstellen.

Warum Unternehmen Odoo neben Exact Online betreiben

Das Muster ist fast immer dasselbe. Ein Unternehmen wächst aus seinem Rechnungsprogramm heraus und wählt Odoo für Verkauf, Lager, Einkauf, Projekte oder einen Webshop. Der Steuerberater arbeitet aber in Exact Online, für Sie und Dutzende andere Mandanten, mit eigenen Prüfungen, Berichten und Umsatzsteuererklärungen. Er zieht nicht nach Odoo um. Exact Online ist in den Niederlanden und Belgien weit verbreitet; in Deutschland, Österreich und der Schweiz begegnet es Ihnen vor allem dann, wenn Sie dort eine Tochtergesellschaft haben, deren Buchhaltung ein niederländisches oder belgisches Büro führt.

Daraus ergibt sich eine klare Aufteilung: Odoo ist die maßgebliche Quelle für Kunden und Waren, Exact die maßgebliche Quelle für das Hauptbuch. Die Schnittstelle muss diese Grenze schützen. Vereinbaren Sie, wer was in welchem System ändern darf, bevor jemand Code schreibt.

Was synchronisiert wird, in welche Richtung und wann

Diese Aufteilung bauen wir am häufigsten. Die Ressourcennamen stammen aus der REST-Dokumentation von Exact Online.

Daten	Richtung	Wann
Kunden und Geschäftspartner (Accounts)	Odoo nach Exact; Exact-Code wird am Odoo-Datensatz gespeichert	Bei der ersten Rechnung an diesen Kunden und wenn sich Name, Adresse oder USt-IdNr. ändern
Ausgangsrechnungen	Odoo nach Exact	Sobald die Rechnung in Odoo bestätigt ist, über eine Warteschlange
Gutschriften	Odoo nach Exact, verknüpft mit der ursprünglichen Rechnung	Bei Bestätigung in Odoo; eine gebuchte Rechnung nie bearbeiten
Zahlungen und Ausgleichsstatus	Exact nach Odoo	Stündlich oder nächtlich, auf Basis der offenen Posten in Exact
Steuerschlüssel (VATCodes)	Exact nach Odoo (nur lesend, für das Mapping)	Einmal zu Beginn und erneut bei jeder Satzänderung
Sachkonten (GLAccounts)	Exact nach Odoo (nur lesend)	Einmal und wenn sich der Kontenplan ändert
Kostenstellen (Costcenters)	Exact nach Odoo, als Kostenstellen (analytische Konten)	Einmal und wenn der Steuerberater eine hinzufügt
Artikel (Items)	Odoo nach Exact, nur wenn Exact pro Artikel berichten muss	Bei Anlage oder Änderung; oft unnötig

Zwei Entscheidungen prägen den Rest. Erstens: Wenn Ihr Steuerberater Eingangsrechnungen direkt in Exact bucht (oft mit dem Scan-Service von Exact), müssen Sie sie nicht aus Odoo senden. Zweitens: Brauchen Sie in Odoo nur „bezahlt oder nicht“, oder auch Teilzahlungen und die zugehörige Bankzeile? Das Erste sind ein paar Tage Arbeit, das Zweite gehört zur Version in beide Richtungen.

Die Exact-Online-API: was Sie vorher wissen sollten

Wer die Schnittstelle baut, sollte die folgenden Punkte in Ihrer eigenen Exact-Umgebung prüfen.

Eine App im App Center registrieren

Jede Schnittstelle ist eine App, die im Exact Online App Center registriert wird. Sie erhalten eine Client-ID und ein Client-Secret und hinterlegen eine Callback-URL. Laut Apideck kann eine App, die Exact noch nicht geprüft hat, sich nur mit Nutzern der Exact-Umgebung verbinden, in der sie angelegt wurde; eine öffentliche App braucht die Prüfung durch Exact. Für eine Schnittstelle, die nur für Ihr Unternehmen läuft, registrieren wir die App deshalb meist in Ihrer eigenen Exact-Umgebung.

OAuth2 mit kurzlebigen Tokens

Exact nutzt OAuth2 mit Authorization Code. Ein Access Token ist 600 Sekunden gültig. Laut Maesn dürfen Sie erst nach 570 Sekunden ein neues anfordern, und jedes Refresh Token funktioniert genau einmal: Jeder Refresh liefert ein neues, das alte gibt danach einen 401 zurück. Ein Refresh Token, das 30 Tage nicht genutzt wird, verfällt. Steht Ihre Schnittstelle einen Monat still (Betriebsferien, Server aus), muss sich jemand erneut bei Exact anmelden. Zwei Prozesse, die gleichzeitig erneuern, sperren sich gegenseitig aus; halten Sie die Tokens also an einer zentralen Stelle.

Pro Administration (Division)

Jeder API-Aufruf enthält die Administrationsnummer, als /api/v1/{division}/.... Drei Gesellschaften in Exact bedeuten drei Administrationen, jede mit eigenen Geschäftspartnern, eigenem Hauptbuch und eigenen Steuerschlüsseln. Die Schnittstelle muss wissen, zu welcher Administration jede Odoo-Gesellschaft gehört.

Minuten- und Tageslimits

Die dokumentierten Limits von Exact sind 60 Aufrufe pro Minute und 5.000 pro Tag, pro App und pro Administration. Darüber kommt HTTP 429. Exact bittet darum, Aufrufe nacheinander statt parallel auszuführen. Exact Online Premium kann das Tageslimit erhöhen; Quellen nennen bis zu 30.000, sind sich bei den genauen Regeln aber nicht einig, klären Sie das mit Exact. Maesn und Barcode Scan beschreiben außerdem ein Fehlerlimit: etwa zehn Fehler pro Endpunkt und Stunde, danach sperrt Exact Sie für eine Weile.

Rechnen Sie nach. Eine Rechnung für einen neuen Kunden kostet leicht drei oder vier Aufrufe (Geschäftspartner suchen, anlegen, Rechnung, Kontrolle). Tausend Rechnungen am Monatsende sind 3.000 bis 4.000 Aufrufe, bei 60 pro Minute mindestens eine Stunde. Die Bulk- und Sync-Endpunkte liefern bis zu 1.000 Datensätze pro Aufruf statt 60.

Webhooks

Exact hat Webhooks, aber nicht für alles. Die Ressourcenliste kennzeichnet sie unter anderem für Geschäftspartner, Ausgangsrechnungen, Sachkonten und Artikel, nicht für Steuerschlüssel oder Kostenstellen. Ein Webhook enthält keine Daten, nur welcher Datensatz sich geändert hat; die Daten holen Sie mit einem zusätzlichen Aufruf. Abonnements gelten pro Administration, und Ihre Odoo-Seite braucht eine öffentliche HTTPS-Adresse.

Exact Online Niederlande und Belgien sind getrennte Welten

Exact Online betreibt pro Land eine eigene Umgebung und Basis-URL (start.exactonline.nl und start.exactonline.be). Eine belgische Administration hat einen anderen Kontenplan und andere Steuerschlüssel, weil die Umsatzsteuererklärung anders ist: Niederländische Erklärungen nutzen Rubriken wie 1a (21 % Inland) und 3b (Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern), belgische Erklärungen Felder wie 01 bis 03 (6, 12 und 21 %), 44 und 46 (Dienstleistungen und Waren an EU-Unternehmen) und 45 (belgischer Mitunternehmer). Ein Mapping, das für Ihre niederländische Gesellschaft funktioniert, lässt sich nicht auf die belgische kopieren. Wenn Sie an belgische Unternehmen fakturieren, legen Sie auch fest, welches System die Peppol-E-Rechnung sendet: Exact betreibt einen eigenen Peppol Access Point, Odoo ebenfalls, und der Kunde soll sie nicht zweimal erhalten. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Odoo und Peppol in Belgien.

Fertiger Konnektor oder individuelle Schnittstelle?

Ehrlich gesagt: Ein Standardkonnektor reicht oft. Im Oktober 2026 listet der Odoo Apps Store unter anderem den Exact Online Connector von Callista (708 € pro Jahr Standard, 948 € pro Jahr Advanced mit Zahlungen zurück nach Odoo, plus Synchronisationswarteschlange mit Wiederholen-Knopf) und einen von Mainframe Monkey (rund 1.060 US-Dollar, nur Odoo Enterprise, ruft Steuerschlüssel und Journale ab, noch kein Multi-Company). Dazu kommen einige kleinere Module anderer Anbieter.

Ein Konnektor passt, wenn Sie eine Gesellschaft, eine Exact-Administration und gewöhnliche Inlands- und EU-Umsatzsteuer haben und Rechnungen plus Zahlungsstatus alles sind, was Sie brauchen. Testen Sie ihn einen Monat lang auf einer Kopie Ihres Odoo und lassen Sie den Steuerberater die Umsatzsteuererklärung prüfen.

Eigenbau passt, wenn Sie mehrere Gesellschaften oder Administrationen haben (vor allem niederländische und belgische zusammen), Kostenstellen oder Projekte pro Rechnungszeile wollen, Teilzahlungen und Ausgleichsdetails in Odoo brauchen, Odoo Online nutzen, wo der Konnektor nicht läuft (Callista gibt an, dass seine App nicht mit Odoo Online kompatibel ist), oder der Konnektor Ihre Odoo-Version nicht unterstützt. Beachten Sie, dass laut Odoos Preisseite eine Schnittstelle, die von außen mit Odoo spricht, den Tarif Custom braucht.

Wo eine Odoo-Exact-Schnittstelle scheitert

1. Steuer-Mapping. Odoo arbeitet mit Steuern und Steuerzuordnungen (fiscal positions), Exact mit Steuerschlüsseln pro Administration. Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen, Export und der belgische Mitunternehmer brauchen jeweils eine ausdrückliche Regel. Fehlt eine, lehnt Exact die Rechnung ab oder bucht sie ins falsche Feld.
2. Rundungsdifferenzen. Odoo kann pro Zeile oder auf die Summe runden; Exact rechnet die Steuer manchmal neu. Ein Cent Unterschied, und der offene Posten passt nicht mehr zu Odoo. Senden Sie die Steuerbeträge ausdrücklich mit und stellen Sie die Rundung in beiden Systemen gleich ein.
3. Mehrere Gesellschaften und Administrationen. Eine Rechnung von Gesellschaft A, die in den Büchern von Gesellschaft B landet, ist schlimmer als eine, die nie ankommt. Legen Sie eine Administration pro Odoo-Gesellschaft fest und testen Sie jede einzeln.
4. Doppelte Geschäftspartner. Der Kunde existiert in Exact schon, weil der Steuerberater ihn von Hand angelegt hat. Ohne Abgleich über USt-IdNr. oder Handelsregisternummer legt die Schnittstelle einen zweiten an. Speichern Sie den Exact-Code am Odoo-Kontakt.
5. Abgelaufene Tokens. Ein Server, der einen Monat aus war, eine zweite Umgebung mit demselben Refresh Token: Die Schnittstelle stoppt still. Lassen Sie sich vorher warnen.
6. Rate Limits am Monatsende. Genau wenn alle fakturieren, ist das Tagesbudget aufgebraucht. Eine Warteschlange, die den 429 abwartet und morgen weitermacht, ist besser als ein Skript, das abstürzt.
7. Die Fehlerliste, die niemand liest. Abgeschlossene Periode, gesperrter Geschäftspartner, unbekannter Steuerschlüssel: Diese Fehler brauchen einen Menschen. Ohne Warnmeldung merkt es der Steuerberater erst bei der Umsatzsteuererklärung zum Quartal.

Wie wir eine Odoo-Exact-Online-Schnittstelle bauen

1. Mapping-Workshop mit Ihrem Steuerberater. Eine Sitzung, in der wir jede Odoo-Steuer, Steuerzuordnung, jedes Journal und Erlöskonto den Exact-Codes gegenüberstellen. Ergebnis ist eine Tabelle, die Ihr Steuerberater freigibt.
2. Testadministration. Wir bauen und testen gegen eine separate Testadministration in Exact und eine Kopie Ihres Odoo, nie gegen Ihre echten Bücher.
3. Eine Warteschlange mit Limits und Token-Verwaltung. Jede Rechnung wird ein Auftrag mit Status. Die Aufrufe laufen nacheinander, innerhalb von 60 pro Minute, mit Tagesbudget pro Administration und einer Stelle, an der Tokens erneuert werden.
4. Fehlerliste mit Warnmeldungen. Vorübergehende Fehler werden wiederholt, inhaltliche nicht. Diese landen auf einer Liste in Odoo, und Sie oder Ihr Steuerberater bekommen eine E-Mail mit dem, was zu korrigieren ist.
5. Ein paralleler Testmonat. Ein Monat echter Rechnungen durch die Schnittstelle, danach vergleicht der Steuerberater Umsatzsteuererklärung und offene Posten.
6. Übergabe. Die Mapping-Tabelle, eine Anleitung zur Fehlerliste und der Code in Ihrem Repository. Er gehört Ihnen.

Was es kostet und wie lange es dauert

Option	Umfang	Tage	Schätzung zzgl. MwSt.
Fertiger Konnektor	Installieren, konfigurieren, Testmonat	Ein paar Tage, teils Ihre eigene Zeit	708 € bis 948 € Lizenz pro Jahr (Callista), plus Ihre Zeit
Eigenbau, eine Richtung	Geschäftspartner, Rechnungen und Gutschriften nach Exact, Steuer- und Kontenmapping, Fehlerliste	6 bis 10	Rund 3.000 bis 5.000 €
Eigenbau, beide Richtungen	Zusätzlich Zahlungen und Ausgleich zurück, Kostenstellen, mehrere Administrationen oder NL und BE zusammen	12 bis 20	Rund 6.000 bis 10.000 €

Wir berechnen einen Senior-Tagessatz von 495 € zzgl. MwSt. und führen das als Projekt nach Tagessatz durch. Eine individuelle Schnittstelle ist meist in 3 bis 6 Wochen live, je nachdem, wie schnell das Mapping mit Ihrem Steuerberater steht. Nach dem Livegang kommen kleine Änderungen: ein neuer Steuerschlüssel, ein zusätzliches Journal, eine neue Odoo-Version. Dafür gibt es die Stundenkarte: 14 Stunden für 910 €, und wir beginnen innerhalb von 24 Stunden.

Wann Sie einen Spezialisten holen sollten

Selbst machen funktioniert, wenn ein Konnektor Ihre Odoo-Version unterstützt, Sie eine Administration haben und der Testmonat aufgeht. Holen Sie Hilfe, wenn Ihr Steuerberater jeden Monat Rechnungen von Hand korrigiert, Geschäftspartner in Exact doppelt vorkommen, die Schnittstelle still stoppt und niemand weiß warum, oder Sie eine belgische und eine niederländische Administration an einem Odoo betreiben wollen.

Sie möchten wissen, ob ein fertiger Konnektor reicht oder ob Sie Eigenbau brauchen? Sehen Sie sich unsere Odoo-Integrationen an oder schildern Sie uns Ihre Situation: Odoo-Version und Tarif, Anzahl Gesellschaften und Exact-Administrationen, Niederlande oder Belgien, und Rechnungen pro Monat. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und eine Schätzung in Tagen.