Angebote online unterschreiben: Optionen und Versionen

Ein Angebot ist meist das Letzte, was ein Kunde liest, bevor er Ja sagt, und oft der am wenigsten durchdachte Teil des Verkaufs. Ein PDF geht per E-Mail raus, der Kunde leitet es weiter, bittet um eine Änderung, bekommt ein zweites PDF, und ein paar Wochen später weiß niemand mehr genau, welcher Version zugestimmt wurde.

Die kurze Antwort: Ein Angebot, das Kunden unterschreiben, hat vier Eigenschaften. Der Kunde kann zwischen Optionen wählen, statt ein neues Angebot anzufordern. Jede Änderung wird zu einer neuen Version, während die alte lesbar bleibt. Die Unterschrift ist genau an das gebunden, was der Kunde gesehen hat, und diese Fassung ist gesperrt. Und Sie wissen, wann das Angebot geöffnet wird, sodass Sie im richtigen Moment nachfassen. Wir haben das im Oktober 2026 für unsere eigenen Angebote gebaut. Im Folgenden, was wir gemacht und was wir gelernt haben.

Sie möchten solche Angebote, ohne sie selbst zu bauen? Propozit, unser eigenes Produkt, macht aus Ihrer Preisliste, Ihren Referenzen und Ihrer Geschichte ein Angebot in Ihrem Branding, in dem Ihr Kunde die Optionen wählt und unterschreibt.

Unser eigener Fall: von PDFs zu unterschriebenen Angebotsseiten

Anfang Oktober 2026 mussten wir Angebote und Portfolios verschicken, ohne darauf zu warten, dass ein Designer jedes einzelne gestaltet. Also haben wir Angebotsseiten auf unserer eigenen Website gebaut: ein Link pro Kunde, mit unseren Referenzen, dem Team, der Planung, den Preisen und Bedingungen, in der Sprache des Kunden.

Das geschah in Schritten, jeder davon, weil ein echtes Angebot ihn brauchte:

• Online-Signatur (6. Oktober): Der Kunde liest das Angebot und unterschreibt mit einer gezeichneten oder getippten Unterschrift. Beide Seiten erhalten eine E-Mail.
• Versionen (7. Oktober): Unser Team bearbeitet weiter einen Entwurf, während der Kunde weiterhin die zuletzt veröffentlichte Version sieht, nummeriert als v1, v2, v3.
• Optionen: Positionen, die enthalten, optional oder eine Wahl zwischen Alternativen sind, sodass der Kunde sich die Version zusammenstellt, die er möchte.
• Zahlungspläne und Laufzeiten: 10 % Rabatt bei Vorauszahlung, Aufteilung 50/50 oder eine Abo-Laufzeit von 6 oder 12 Monaten für 5 % bzw. 7,5 % Rabatt.
• Ein unterschriebenes PDF: im Moment der Unterschrift erzeugt, mit einem Fingerabdruck (Hash) des Inhalts.
• Öffnungsbenachrichtigung und Lesezeit: Wer das Angebot verschickt hat, wird benachrichtigt, sobald es geöffnet wird.

Ende Oktober enthielt das System 21 Angebote mit 114 gespeicherten Revisionen, 20 veröffentlichten Versionen (bis v5 bei einem Kunden) und 8 Unterschriften. Das Datenmodell dahinter beschreiben wir in Was ist ein ERD?

1. Den Kunden wählen lassen, statt ein neues Angebot zu schreiben

Das meiste Hin und Her bei einem Angebot sind Fragen wie „Was, wenn wir das weglassen?“ oder „Was würde es mit dem hier kosten?“. Jede dieser Fragen kostet einen Tag und ein neues PDF.

Schreiben Sie die Antworten ins Angebot. Markieren Sie jede Position als eine von drei Arten:

Art der Position	Was der Kunde sieht	Beispiel
Enthalten	Immer Teil des Preises	Design und Umsetzung der Website
Optional	Eine Checkbox; die Summe aktualisiert sich	Zusätzliche Sprache, SEO-Audit
Auswahl	Eine von mehreren wählen	Hosting bei uns oder auf Ihrem eigenen Server

Dasselbe gilt für die Zahlungsweise. Ein Rabatt für Vorauszahlung oder eine längere Laufzeit lässt den Kunden selbst zwischen Geld und Flexibilität abwägen. Schreiben Sie die Bedingungen direkt neben jede Option, damit niemand nachfragen muss.

2. Versionen behalten und dem Kunden nur die neueste zeigen

Angebote ändern sich. Das ist in Ordnung, solange alle wissen, welche Version aktuell ist. Unsere Regeln:

• Das Team bearbeitet einen Entwurf. Jede Speicherung bleibt erhalten, sodass sich eine falsche Änderung rückgängig machen lässt.
• Veröffentlichen erzeugt eine eingefrorene, nummerierte Version. Der Link des Kunden zeigt immer die neueste.
• Ältere Versionen bleiben für das Team lesbar, sodass die Frage „Was haben wir am Dienstag geschickt?“ eine Antwort hat.

Ohne das hat jemand, der einen Preis ändert, während der Kunde liest, gerade geändert, was der Kunde womöglich unterschreibt.

3. Genau das sperren, was unterschrieben wurde

Eine Unterschrift muss sich auf einen festen Text beziehen. Zu jeder Unterschrift speichern wir: wer unterschrieben hat, wann, welche Version, eine vollständige Kopie dessen, was die Person gesehen hat, und einen Hash dieses Inhalts. Ein unterschriebenes Angebot lässt sich nicht bearbeiten; eine Änderung bedeutet eine neue Version und, falls nötig, eine neue Unterschrift.

Das zählt vor allem, wenn es Monate später Meinungsverschiedenheiten gibt. „War Hosting enthalten?“ beantwortet die unterschriebene Fassung, nicht der aktuelle Entwurf und nicht jemandes Erinnerung.

Eines haben wir durch glückliches Timing richtig gemacht: Die Signatur ging einen Tag vor den Versionen live, und jede Unterschrift hatte von Anfang an ihre eigene vollständige Kopie. Deshalb zeigen selbst die ersten Unterschriften, die vor den Versionen geleistet wurden, noch genau, was vereinbart wurde.

4. Wissen, wann es gelesen wird

Ein Angebot, das ungeöffnet liegt, braucht ein anderes Nachfassen als eines, das der Kunde gestern Abend dreimal gelesen hat. Eine Benachrichtigung beim Öffnen und eine grobe Vorstellung davon, wie lange es gelesen wurde, zeigen Ihnen, wann Sie anrufen sollten. Fragen Sie, bevor Sie mehr als das erfassen: Eine Öffnungsbenachrichtigung akzeptieren Kunden leichter als detailliertes Tracking.

Zwei weitere Details sparen Zeit: Versehen Sie das Angebot mit einem Ablaufdatum (und setzen Sie es durch, damit nicht in sechs Monaten ein alter Preis unterschrieben wird), und unterschreiben Sie Ihre Seite vorab, sodass die Unterschrift des Kunden die Vereinbarung abschließt.

PDF, E-Signatur-Tool oder Angebotsseite?

	PDF per E-Mail	PDF + E-Signatur-Tool	Angebotsseite
Kunde wählt Optionen	Nein, neues Angebot nötig	Nein	Ja, Summe aktualisiert sich live
Versionen	Dateinamen (v2-final-FINAL)	Pro hochgeladener Datei	Eingebaut
Unterschriebene Fassung gesperrt	Nein	Ja	Ja
Wissen, wann es gelesen wird	Nein	Manchmal	Ja
Sieht nach Ihrer Marke aus	Wenn jedes Mal gestaltet	Wenn jedes Mal gestaltet	Ja, aus einer Vorlage

Für ein einmaliges Angebot reicht ein PDF. Sobald Sie mehrere Angebote im Monat verschicken, besonders mit Optionen oder Abos, spart eine Angebotsseite Stunden pro Abschluss und beseitigt das Problem „Welche Version?“.

Selbst bauen oder ein Produkt nutzen?

Wir haben unsere Lösung gebaut, weil Angebote Teil unseres eigenen Systems sind: Die Preise kommen aus unserer Angebotsliste, die Referenzen aus unserem Portfolio, und eine Unterschrift aktualisiert unser CRM. Wenn Ihre Angebote eine solche Verbindung zu Ihren eigenen Daten brauchen, kann eine individuelle Lösung sinnvoll sein, und solche Systeme bauen wir auch für Kunden. Siehe Individuelle Webanwendung entwickeln: Kosten und Ablauf und unsere Sicht auf Selbst bauen oder kaufen.

Wenn Sie vor allem Angebote in Ihrem Branding mit Optionen und Signatur möchten, nutzen Sie ein Produkt. Propozit ist unseres: Es macht aus Ihrer Preisliste, Ihren Referenzen und Ihrer Geschichte ein Angebot in Ihrem Branding, in dem der Kunde die Optionen wählt und unterschreibt.

Eine Checkliste für Ihr nächstes Angebot

• Ein Link in der Sprache des Kunden, der immer die aktuelle Version zeigt.
• Enthaltene, optionale und Auswahl-Positionen, mit sich aktualisierender Summe.
• Zahlungsoptionen mit ihren Bedingungen direkt daneben.
• Ein Ablaufdatum, das durchgesetzt wird.
• Ihre Unterschrift ist bereits darauf.
• Eine gesperrte unterschriebene Fassung, als PDF an beide Seiten geschickt.
• Eine Benachrichtigung, wenn es geöffnet wird.

Angebote verschicken, zu denen Kunden Ja sagen können

Testen Sie Propozit für Ihre eigenen Angebote, oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie einen Angebots- und Signaturprozess in Ihre eigene Software einbauen lassen möchten.