Hoe we bij WDDW de volledige controle over onze operaties behouden

Er zijn vier dingen waar ik bijna elke dag over nadenk:

• Efficiëntie

• Kosten

• Risico

• Schaalbaarheid

Interne tools hebben invloed op alle vier.

Hoe meer een bedrijf groeit, hoe meer abonnementen op tools erbij komen. En aangezien de meeste abonnementen per gebruiker rekenen, kan dit een flinke hap uit de vaste lasten van een bedrijf worden wanneer je een scale-up bent zoals wij. 

Elke afdeling heeft wel weer een andere module of extra tool nodig. Over het algemeen zien we een typisch verloop: begin met de gratis versie. Gratis abonnementen moeten 'Pro' worden omdat het team de limiet heeft bereikt. Sommige grootverbruikers hebben een zakelijk pakket nodig, en die SaaS-tool vereist dan dat ALLE gebruikers ook naar dat zakelijke pakket upgraden (als je het weet, dan weet je het). Je denkt misschien: onze ROI is nog steeds goed, dus waar zeurt deze man over? Nou... er is nog een ander risico. 

Uiteindelijk wordt je bedrijf afhankelijk van software waar je geen controle over hebt. En afhankelijk van kosten die je niet kunt beheersen (omdat je vastzit aan een leverancier, auw!). Maar dat is niet alles. 

Oké. Je kunt migreren naar een andere tool. Laten we zeggen dat je Atlassian gebruikt, maar ClickUp heeft indruk op je gemaakt met hun nieuwste Brain2 (eerlijk is eerlijk, het is inderdaad indrukwekkend!). Maar... overstappen is makkelijker gezegd dan gedaan, want het migreren (brrrr....) van je data wordt een project op zich. Dus, wat gebeurt er? 99% van ons (corrigeer me als ik het mis heb) besluit de beslissing uit te stellen naar 'later', wanneer er 'meer tijd' is. Wat natuurlijk nooit gebeurt, waardoor dit plan waarschijnlijk op het kerkhof van goede voornemens belandt. En dan.... oeps, er is net weer een jaarabonnement afgeschreven. Weer een jaar vast aan een tool waar je eigenlijk vanaf wilde. Dus gaan we nog maar wat meer processen in die tool proppen, want we betalen er toch voor. Herkenbaar? De 'vendor lock', als een wurgslang die je steeds strakker in zijn greep houdt.

Bij WDDW hebben we een team van getalenteerde developers en een Vincent die geen genoeg kan krijgen van het bouwen van nieuwe dingen. Bovendien heeft AI de productiviteit een boost gegeven, wat de doorlooptijd van deze interne tools enorm heeft verkort. Het is ongelooflijk wat we in korte tijd kunnen bereiken, vooral voor interne tools, waar het niet meteen perfect hoeft te zijn! Dit sluit aan bij onze visie en werkwijze. Waarom? Lees het hier: https://www.wedodevwork.com/en/blogs/momentum-not-perfection-seems-to-be-one-of-the-key-ingredients-for-us

Dus ja, ik wil graag pronken met 3 van onze interne tools die we hebben gebouwd en delen wat we momenteel dagelijks gebruiken. En! Je kunt ook gratis toegang krijgen als je ze wilt proberen! We zullen je minder agressief aan ons binden dan anderen, beloofd! 

Neem contact met me op via kitar@wedodevwork.com als je een van onze onderstaande tools wilt proberen:

1. Standup vs ClickUp

Ik vind ClickUp oprecht een goed product.

Bij mijn vorige bedrijf was ik een trotse Power User. Ik liet mijn ClickUp-badge overal zien waar ik kon. 

We gebruikten een groot deel van het business plan.

• Automatiseringen.

• Dashboards.

• Aangepaste workflows.

• Resource management en planning.

• Gantt-charts. 

Het is een fantastisch product met heel veel (echt heel veel) opties.

Maar WDDW is een ander bedrijf in een andere fase met andere ambities dan mijn vorige werkgever.

We hebben simpelweg niet alles nodig wat ClickUp biedt. 

Wanneer je slechts 10% van de mogelijkheden van een platform gebruikt, zorgt dat voor meer ruis dan efficiëntie, en betaal je uiteraard te veel voor functies die je niet gebruikt.  

Bovendien veranderen prijzen en verhuizen functies vaker naar duurdere pakketten dan je lief is. 

Dus bouwden we Standup.

Het begon als een simpele dagelijkse stand-up om je aanwezigheid en je top 3 prestaties van de dag te registreren.

Vandaag de dag is het de plek waar we taken beheren, verlofaanvragen regelen, goedkeuringen doen, declaraties verwerken en de teamplanning maken. Elke dag 1% verbeteren is precies wat we nodig hebben. En ja, er is ook een leaderboard! 

Niets wat we niet gebruiken. 

Het voordeel is niet alleen dat het goedkoper is, maar we hebben de volledige controle over de tool in plaats van dat de tool ons controleert. En ja, dat maakt een wereld van verschil.

*opmerking: gepseudonimiseerde gegevens in screenshot om onze klanten te beschermen

2. Town vs Gather

Gather werd bij WDDW geïntroduceerd door Wave. Werken op afstand werd de nieuwe standaard tijdens de coronaperiode, maar als iemand die zelf al 6 jaar remote werkt, mis ik soms het gemak van even naar iemands bureau lopen. Natuurlijk kun je je team een berichtje sturen via Slack (of Mattermost in ons geval), of een snelle call inplannen via Zoom of Google Meet, maar dat vervangt niet de ervaring van 'even langslopen'. Gather lost dat op een speelse manier op, oftewel: de Gen-Z manier. 

Gather is in feite een gegamificeerd virtueel kantoor. Met Gather kun je rondlopen met een digitale versie van jezelf en kamers inrichten met bureaus en stoelen zoals in The Sims, maar ook letterlijk naar iemands bureau lopen. Wanneer je binnen een bepaald bereik komt, start er direct een audio- en/of chatverbinding. Als er meer mensen in dat bereik zijn, start er een groepsgesprek. Of je kunt aansluiten bij een lopend groepsgesprek. Ontzettend handig. Geweldige tool. Maar behoorlijk prijzig.

Dat inspireerde ons om Town te bouwen. Town is grafisch misschien nog niet op het niveau van Gather, maar het zit vol met dezelfde handige functies voor ons team. Maar waarom daar stoppen? De meesten van ons begrijpen het belang van een SSOT (single source of truth), waar alle actuele informatie is opgeslagen en waar je op kunt vertrouwen. De meeste miscommunicatie en inefficiëntie begint hier. Maar de meeste bedrijven hebben dit niet, en helaas is alle informatie nog steeds verspreid.

Dus hebben we Standup gecombineerd met Town, waarbij projectdocumentatie, taken en communicatie plaatsvinden in een speciale projectruimte in Town. Informatie wordt opgehaald uit Standup. We hebben onze SSOT! Met het gemak alsof je samen in een kantoorruimte werkt. 

Efficiëntie. Controle. Flexibiliteit. Kostenbesparing.

*opmerking: gepseudonimiseerde gegevens in screenshot om onze data te beschermen

3. Cashflow Whisperer vs spreadsheets  

Cashflow is een van de grootste uitdagingen voor start-ups en scale-ups. Vooral voor bureaus die per mijlpaal worden betaald of werken met onderaannemingsconstructies. Een gezonde marge, omzet en winstpercentage zijn geweldig, maar je moet overleven totdat de klanten betalen en het geld op je bankrekening staat. En in sommige gevallen kan dat tot 60-90 dagen na de oplevering van een project duren. Dus vroegen we ons natuurlijk af: overleven we het tot de volgende betalingen? 

Als Excel-fanaat was mijn startpunt het maken van een spreadsheet. Maar hiermee wilde ik verschillende scenario's kunnen maken. Wat als klant A niet op tijd betaalt? En we halen prospect B niet binnen. Wat is daar de impact van? Wat als we ons team willen uitbreiden met een extra developer en nog een tech lead? We willen aan het eind van het jaar op teamuitje; is dat realistisch gezien de data die we nu hebben en onze pipeline? Spreadsheets waren daarvoor te beperkt. De Cashflow Whisperer-tool was nodig! 

Met Cashflow Whisperer kunnen al je inkomsten, uitgaven, je pipeline en toekomstige kosten (nieuw kantoor, nieuwe mensen?) worden toegevoegd. Het tekent een grafiek voor je en geeft aan wanneer je risico loopt en op welke datum je geld op is. Op deze manier kun je je cashflow eenvoudig optimaliseren en je focussen op de juiste zaken om een lege bankrekening te voorkomen. Het is voor ons een gamechanger geweest.

*opmerking: gepseudonimiseerde gegevens in screenshot om onze data te beschermen

Conclusie 

Uiteindelijk gaat dit niet echt over het vervangen van ClickUp, Gather of Excel. Het zijn allemaal geweldige producten en we gebruiken zelf ook nog genoeg software van derden. Dit gaat over bewust kiezen wat je uitbesteedt en wat je in eigen beheer houdt. Voor ons maken de tools die we elke dag gebruiken deel uit van ons concurrentievoordeel. Elk uur dat we besparen, elk proces dat we vereenvoudigen, elk abonnement dat we opzeggen en elke functie die we binnen een dag kunnen aanpassen in plaats van afhankelijk te zijn van de roadmap van een ander bedrijf, maakt een enorm verschil in onze operationele efficiëntie. 

Zodra je de juiste mensen hebt, kun je je bedrijf inrichten rondom jouw werkwijze, in plaats van je werkwijze aan te passen aan de software van iemand anders. En wie weet? Misschien wordt een van deze tools uiteindelijk wel een zelfstandig product. Tot die tijd maken ze ons elke dag een beetje sneller, een beetje slanker en een beetje onafhankelijker. Dat is precies waar we willen zijn.

Heb je niet de juiste mensen? Laat ons je helpen om je eigen interne tool te creëren en word onafhankelijk en kostenefficiënt!