วิธีที่เราควบคุมการดำเนินงานทั้งหมดที่ WDDW ได้อย่างเบ็ดเสร็จ

มี 4 เรื่องที่ผมคิดถึงเกือบทุกวัน:

• ประสิทธิภาพ (Efficiency)

• ต้นทุน (Cost)

• ความเสี่ยง (Risk)

• การขยายตัว (Scalability)

เครื่องมือภายใน (Internal tools) ตอบโจทย์ทั้ง 4 ข้อนี้ครับ

ยิ่งบริษัทโตขึ้น เราก็ยิ่งสมัครสมาชิกเครื่องมือต่างๆ มากขึ้น และเนื่องจากส่วนใหญ่คิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้งาน (per seat) มันจึงกลายเป็นต้นทุนคงที่ก้อนใหญ่สำหรับบริษัทช่วง scale-up แบบเรา 

ทุกแผนกต้องการโมดูลหรือเครื่องมือเพิ่มเติมอยู่เสมอ โดยทั่วไปเราจะเห็นวงจรเดิมๆ คือ เริ่มจากแบบ Free พอทีมเริ่มชนขีดจำกัดก็ต้องขยับไปเป็น Pro พอต้องการฟีเจอร์หนักๆ ก็ต้องไปถึงระดับ Business และเครื่องมือ SaaS เหล่านั้นมักจะบังคับให้ ALL seats ต้องอัปเกรดเป็นระดับ Business ทั้งหมดด้วย (ใครเคยเจอจะเข้าใจดีครับ) คุณอาจจะคิดว่า: ROI ของเรายังดีอยู่ แล้วหมอนี่จะบ่นทำไม? แต่เดี๋ยวก่อน.. มันมีความเสี่ยงอีกอย่างครับ 

ในที่สุด ธุรกิจของคุณจะกลายเป็นต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์ที่คุณควบคุมไม่ได้ และต้องแบกรับต้นทุนที่คุณคุมไม่ได้ (เพราะคุณติดกับดัก Vendor Lock-in เข้าให้แล้ว!) แต่นั่นยังไม่ใช่ทั้งหมดครับ 

โอเค คุณอาจจะย้ายไปใช้เครื่องมืออื่นก็ได้ สมมติว่าคุณใช้ Atlassian อยู่ แต่ ClickUp ดันเปิดตัว Brain2 ที่ดูเจ๋งมาก (บอกตามตรงว่ามันน่าประทับใจจริงๆ!) แต่... การเปลี่ยนนั้นพูดง่ายกว่าทำ เพราะการย้ายข้อมูล (บรื๋อออ....) จะกลายเป็นโปรเจกต์ใหญ่ในตัวมันเอง แล้วผลคืออะไร? 99% ของพวกเรา (ถ้าผมผิดก็แย้งได้นะ) จะตัดสินใจเลื่อนการตัดสินใจออกไปก่อน ไว้รอตอนที่มี "เวลามากกว่านี้" ซึ่งมันไม่เคยมาถึง และแน่นอนว่าเรื่องนี้มักจะถูกส่งไปลงหลุมใน "สุสานแห่งความตั้งใจดี" แล้วจากนั้น.... อุ๊ปส์ บิลค่าต่ออายุรายปีก็มาพอดี กลายเป็นว่าต้องติดอยู่กับเครื่องมือที่จริงๆ แล้วอยากเลิกใช้ไปอีกปี สุดท้ายเราก็เลยต้องพยายามยัดกระบวนการทำงานต่างๆ ลงในเครื่องมือนั้นให้มากขึ้น เพราะไหนๆ ก็จ่ายเงินไปแล้ว คุ้นๆ ไหมครับ? Vendor Lock-in เหมือนงูเหลือมที่รัดคุณแน่นขึ้นเรื่อยๆ

ที่ WDDW เรามีทีมผู้พัฒนาที่มีความสามารถ และมี Vincent ที่ไม่เคยหยุดสร้างสิ่งใหม่ๆ นอกจากนี้ AI ยังช่วยเพิ่มผลิตภาพ ทำให้เราส่งมอบเครื่องมือภายในเหล่านี้ได้เร็วขึ้นมาก มันน่าทึ่งมากที่เราทำอะไรได้มากมายในเวลาอันสั้น โดยเฉพาะเครื่องมือภายในที่ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก! ซึ่งตรงกับวิสัยทัศน์และวิธีการทำงานของเรา ทำไมเหรอ? อ่านต่อได้ที่นี่ครับ: https://www.wedodevwork.com/en/blogs/momentum-not-perfection-seems-to-be-one-of-the-key-ingredients-for-us

ใช่ครับ ผมอยากจะโชว์เครื่องมือภายใน 3 ตัวที่เราสร้างขึ้นและใช้งานจริงอยู่ทุกวันนี้ และ! คุณสามารถเข้าใช้งานได้ฟรีด้วยถ้าอยากลอง! เราสัญญาว่าจะไม่ Lock-in คุณโหดเท่าเจ้าอื่นแน่นอน! 

ติดต่อผมได้ที่ kitar@wedodevwork.com หากคุณต้องการลองใช้เครื่องมือตัวใดตัวหนึ่งด้านล่างนี้:

1. Standup vs ClickUp

ผมชอบ ClickUp จริงๆ นะครับ

ที่บริษัทเก่า ผมเป็น Power User ตัวยงเลยล่ะ โชว์เข็มกลัด ClickUp ไปทั่วเท่าที่จะทำได้ 

เราใช้ฟีเจอร์ในแผน Business เยอะมาก ทั้ง:

• Automations

• Dashboards

• Custom workflows

• Resource management and allocations

• Gantt-charts 

มันเป็นผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมและมีตัวเลือกเยอะมาก (มากจริงๆ)

แต่ WDDW เป็นบริษัทที่ต่างออกไป อยู่ในระยะที่ต่างกัน และมีความทะเยอทะยานที่ต่างจากบริษัทเก่าของผม

เราแค่ไม่ได้ต้องการทุกอย่างที่ ClickUp มีให้ 

เมื่อคุณใช้ความสามารถของแพลตฟอร์มเพียง 10% มันจะสร้างความวุ่นวาย (noise) มากกว่าประสิทธิภาพ และแน่นอนว่าคุณกำลังจ่ายเงินเกินความจำเป็นให้กับฟีเจอร์ที่คุณไม่ได้ใช้  

นอกจากนี้ การเปลี่ยนโครงสร้างราคาและการย้ายฟีเจอร์ไปไว้ในแผนที่แพงขึ้นก็เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่เราต้องการ 

เราเลยสร้าง Standup ขึ้นมา

มันเริ่มจากการเป็นเครื่องมือบันทึกการเข้างาน (daily stand-up) ง่ายๆ และบันทึก 3 สิ่งสำคัญที่ทำสำเร็จในแต่ละวัน

วันนี้มันกลายเป็นที่ที่เราจัดการงาน (tasks), การลา, การอนุมัติ, การเบิกจ่าย และการวางแผนทีม การพัฒนาให้ดีขึ้นวันละ 1% คือสิ่งที่เราต้องการ และใช่ครับ มันมี Leaderboard ด้วย! 

ไม่มีอะไรที่เราไม่ได้ใช้ 

ประโยชน์ไม่ใช่แค่เรื่องราคาที่ถูกกว่า แต่เราสามารถควบคุมเครื่องมือได้เต็มที่ แทนที่จะให้เครื่องมือมาควบคุมเรา และเชื่อเถอะครับ มันสร้างความแตกต่างอย่างมหาศาล

*หมายเหตุ: ข้อมูลในภาพหน้าจอเป็นข้อมูลสมมติเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของลูกค้า

2. Town vs Gather

Gather ถูกนำมาใช้ที่ WDDW โดย Wave การทำงานทางไกล (Remote working) กลายเป็นมาตรฐานใหม่ในช่วงโควิด แต่ในฐานะคนที่ทำงานทางไกลมาตลอด 6 ปี บางครั้งผมก็คิดถึงความสะดวกในการเดินไปที่โต๊ะของใครสักคน แน่นอนว่าคุณสามารถทักทีมผ่าน Slack (หรือ Mattermost ในกรณีของเรา) หรือนัดคอลสั้นๆ ผ่าน Zoom หรือ Google Meet ได้ แต่มันแทนที่ประสบการณ์การ 'เดินไปหาที่โต๊ะ' ไม่ได้ Gather แก้ปัญหานั้นด้วยวิธีที่สนุกสนาน หรือที่เรียกว่าสไตล์ Gen-Z 

Gather คือออฟฟิศเสมือนจริงในรูปแบบเกม คุณสามารถเดินไปไหนมาไหนด้วยตัวละครดิจิทัล สร้างห้องที่มีโต๊ะเก้าอี้เหมือนเกม Sims และเดินไปที่โต๊ะของเพื่อนร่วมงานได้จริงๆ เมื่อคุณเข้าใกล้ในระยะที่กำหนด ระบบจะเปิดเสียงหรือแชทให้ทันที ถ้ามีคนอยู่ในระยะนั้นหลายคน ก็จะกลายเป็น Group Call หรือคุณจะเข้าร่วม Group Call ที่กำลังคุยกันอยู่ก็ได้ สะดวกมาก เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ราคาค่อนข้างสูง

นั่นคือแรงบันดาลใจให้เราสร้าง Town แม้ว่ากราฟิกของ Town อาจจะยังไม่ถึงระดับ Gather แต่ก็อัดแน่นไปด้วยฟีเจอร์ที่สะดวกสบายสำหรับทีมเรา แต่ทำไมต้องหยุดแค่นี้? พวกเราส่วนใหญ่เข้าใจความสำคัญของการมี SSOT (Single Source of Truth) หรือแหล่งข้อมูลอ้างอิงหนึ่งเดียวที่เชื่อถือได้ ความไม่เข้าใจกันและประสิทธิภาพที่ลดลงมักเริ่มจากจุดนี้ แต่บริษัทส่วนใหญ่ไม่มีมัน และข้อมูลก็ยังกระจัดกระจายอยู่ดี

เราจึงรวม Standup เข้ากับ Town โดยที่เอกสารโปรเจกต์ งาน และการสื่อสารจะเกิดขึ้นในห้องโปรเจกต์เฉพาะใน Town ข้อมูลจะถูกดึงมาจาก Standup ทำให้เรามี SSOT! พร้อมความสะดวกสบายเหมือนนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศเดียวกัน 

ประสิทธิภาพ การควบคุม ความยืดหยุ่น และความคุ้มค่า

*หมายเหตุ: ข้อมูลในภาพหน้าจอเป็นข้อมูลสมมติเพื่อปกป้องข้อมูลของเรา

3. Cashflow Whisperer vs Spreadsheets  

กระแสเงินสด (Cash flow) เป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของ Start-up และ Scale-up โดยเฉพาะสำหรับเอเจนซี่ที่ได้รับชำระเงินตามงวดงาน (milestone) หรือการรับช่วงต่อ (subcontracting) การมีกำไรและรายได้ที่ดีนั้นยอดเยี่ยม แต่คุณต้องอยู่รอดให้ได้จนกว่าลูกค้าจะจ่ายเงินและเงินเข้าบัญชี ซึ่งในบางกรณีอาจใช้เวลา 60-90 วันหลังส่งมอบงาน ดังนั้นเราจึงถามตัวเองเสมอว่า: เราจะอยู่รอดจนกว่าจะถึงรอบการชำระเงินถัดไปไหม? 

ในฐานะคนรัก Excel จุดเริ่มต้นของผมคือการสร้าง Spreadsheet แต่ผมอยากจะสร้างสถานการณ์จำลอง (scenarios) ต่างๆ ได้ด้วย เช่น ถ้าลูกค้า A ไม่จ่ายเงินตรงเวลาล่ะ? แล้วถ้าเราปิดดีลลูกค้า B ไม่ได้ล่ะ? ผลกระทบจะเป็นอย่างไร? ถ้าเราอยากขยายทีมด้วย Developer และ Tech Lead เพิ่มอีกล่ะ? เราอยากไปทริปบริษัทตอนสิ้นปี ข้อมูลที่เรามีและโปรเจกต์ในมือตอนนี้มันเป็นไปได้ไหม? Spreadsheet มีข้อจำกัดเกินไปสำหรับเรื่องนี้ เราจึงต้องการเครื่องมือ Cashflow Whisperer! 

ด้วย Cashflow Whisperer คุณสามารถใส่รายได้ ค่าใช้จ่าย โปรเจกต์ที่กำลังดีลอยู่ และค่าใช้จ่ายในอนาคต (ออฟฟิศใหม่, พนักงานใหม่?) ลงไปได้ ระบบจะพล็อตกราฟให้คุณและระบุว่าเมื่อไหร่ที่คุณมีความเสี่ยง และเงินจะหมดในวันที่เท่าไหร่ วิธีนี้ช่วยให้คุณปรับแต่งกระแสเงินสดได้ง่าย และโฟกัสในสิ่งที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะเงินหมดบัญชี มันเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับเราเลยครับ

*หมายเหตุ: ข้อมูลในภาพหน้าจอเป็นข้อมูลสมมติเพื่อปกป้องข้อมูลของเรา

บทสรุป 

ท้ายที่สุดแล้ว เรื่องนี้ไม่ใช่การมาแทนที่ ClickUp, Gather หรือ Excel เพราะพวกมันเป็นผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยม และเราเองก็ยังใช้ซอฟต์แวร์จากภายนอกอีกหลายตัว แต่นี่คือเรื่องของการ "ตั้งใจ" เลือกว่าอะไรที่คุณจะจ้างข้างนอกและอะไรที่คุณจะเป็นเจ้าของเอง สำหรับเรา เครื่องมือที่เราใช้ทุกวันคือส่วนหนึ่งของความได้เปรียบทางการแข่งขัน ทุกชั่วโมงที่ประหยัดได้ ทุกกระบวนการที่ทำให้ง่ายขึ้น ทุกการยกเลิกสมาชิก และทุกฟีเจอร์ที่เราปรับเปลี่ยนได้ภายในวันเดียวแทนที่จะต้องรอตาม Roadmap ของบริษัทอื่น สิ่งเหล่านี้สร้างความแตกต่างอย่างมากในประสิทธิภาพการดำเนินงานของเรา 

เมื่อคุณมีคนที่ใช่ คุณสามารถออกแบบธุรกิจตามวิธีการทำงานของคุณ แทนที่จะต้องปรับวิธีการทำงานตามซอฟต์แวร์ของคนอื่น และใครจะรู้? ในอนาคตเครื่องมือเหล่านี้อาจกลายเป็นผลิตภัณฑ์ของตัวเองก็ได้ แต่จนกว่าจะถึงตอนนั้น พวกมันจะช่วยให้เราทำงานเร็วขึ้น คล่องตัวขึ้น และเป็นอิสระมากขึ้นในทุกๆ วัน นั่นคือจุดที่เราต้องการจะเป็นครับ

ถ้าคุณยังไม่มีคนที่ใช่ ให้เราช่วยสร้างเครื่องมือภายในของคุณเอง เพื่อความเป็นอิสระและประสิทธิภาพด้านต้นทุนสิครับ!