Comment nous maîtrisons totalement nos opérations chez WDDW

Je pense à quatre choses presque tous les jours :

• L'efficacité

• Le coût

• Le risque

• La scalabilité

Les outils internes touchent à ces quatre piliers.

Plus une entreprise se développe, plus elle accumule d'abonnements logiciels. Et comme la plupart facturent par utilisateur, cela peut vite représenter une part importante des coûts fixes pour une scale-up comme la nôtre. 

Chaque département a besoin d'un nouveau module ou d'un outil supplémentaire. En général, on observe le cycle classique : on commence avec le plan Gratuit. Puis, on passe au plan Pro parce que l'équipe a atteint les limites. Enfin, certains utilisateurs intensifs ont besoin du niveau Business, et cet outil SaaS exige alors que TOUS les comptes passent aussi en Business (si vous savez, vous savez). Vous vous dites peut-être : « Notre ROI est toujours bon, alors de quoi se plaint-il ? » Eh bien... il y a un autre risque. 

À terme, votre entreprise devient dépendante de logiciels que vous ne contrôlez pas. Et dépendante de coûts que vous ne maîtrisez plus (parce que vous êtes pieds et poings liés au fournisseur, aïe !). Mais ce n'est pas tout. 

D'accord, vous pouvez migrer vers un autre outil. Disons que vous êtes sur Atlassian, mais que ClickUp vous a impressionné avec son dernier Brain2 (honnêtement, c'est assez bluffant !). Mais... changer est plus facile à dire qu'à faire, car la migration (brrrr...) de vos données devient un projet en soi. Alors, que se passe-t-il ? 99 % d'entre nous (dites-moi si je me trompe) décident de reporter la décision à plus tard, quand on aura « plus de temps ». Ce qui n'arrive jamais, et bien sûr, ce projet finit probablement au « cimetière des bonnes intentions ». Et là... oups, un nouveau renouvellement annuel vient d'être facturé. Une année de plus coincé avec un outil dont vous vouliez vous débarrasser. Alors, on y intègre encore plus de processus, puisqu'on paie pour. Ça vous parle ? Le « vendor lock », tel un anaconda, resserre son étreinte.

Chez WDDW, nous avons une équipe de développeurs talentueux et un Vincent qui ne se lasse jamais de construire de nouvelles choses. En plus de cela, l'IA a boosté la productivité, ce qui a considérablement réduit les délais de livraison de ces outils internes. C'est incroyable ce que nous pouvons accomplir en peu de temps, surtout pour des outils internes qui n'ont pas besoin d'être parfaits dès le premier jour ! Cela correspond à notre vision et à notre façon de travailler. Pourquoi ? Lisez-le ici : https://www.wedodevwork.com/en/blogs/momentum-not-perfection-seems-to-be-one-of-the-key-ingredients-for-us

Alors oui, je veux vous présenter 3 de nos outils internes que nous avons créés et que nous utilisons quotidiennement. Et ! Vous pouvez aussi obtenir un accès gratuit si vous voulez les essayer ! On vous enfermera moins agressivement que les autres, promis ! 

Contactez-moi à kitar@wedodevwork.com si vous souhaitez tester l'un de nos outils ci-dessous :

1. Standup vs ClickUp

J'aime sincèrement ClickUp.

Dans mon entreprise précédente, j'étais un fier « Power User ». J'affichais mon badge ClickUp partout où je pouvais. 

Nous utilisions une grande partie du plan Business :

• Automatisations.

• Tableaux de bord.

• Workflows personnalisés.

• Gestion et allocation des ressources.

• Diagrammes de Gantt. 

C'est un produit fantastique avec de très (très, très) nombreuses options.

Mais WDDW est une entreprise différente, à un stade différent, avec des ambitions différentes de mon ancienne boîte.

Nous n'avons tout simplement pas besoin de tout ce que ClickUp propose. 

Quand vous n'utilisez que 10 % des capacités d'une plateforme, cela crée plus de bruit que d'efficacité, et vous payez évidemment trop cher pour des fonctionnalités inutilisées.  

De plus, les tarifs changent et les fonctionnalités basculent vers des plans plus onéreux plus souvent qu'on ne le souhaiterait. 

Nous avons donc construit Standup.

Au départ, c'était un simple outil de stand-up quotidien pour enregistrer sa présence et ses 3 principales réalisations du jour.

Aujourd'hui, c'est là que nous gérons les tâches, les demandes de congés, les approbations, les remboursements et le planning de l'équipe. S'améliorer de 1 % par jour est exactement ce dont nous avons besoin. Et oui, il y a aussi un classement ! 

Rien que de l'utile. 

L'avantage n'est pas seulement le coût réduit, c'est que nous avons le plein contrôle sur l'outil au lieu que l'outil nous contrôle. Et oui, ça change tout.

*note : données pseudonymisées dans la capture d'écran pour protéger nos clients

2. Town vs Gather

Gather a été introduit par Wave chez WDDW. Le télétravail est devenu la norme pendant le COVID, mais en tant que travailleur à distance depuis 6 ans, la simplicité de pouvoir aller au bureau d'un collègue me manque parfois. Bien sûr, on peut contacter son équipe via Slack (ou Mattermost dans notre cas), ou prévoir un appel rapide sur Zoom ou Google Meet, mais cela ne remplace pas l'expérience de « passer voir quelqu'un ». Gather résout cela de manière ludique, façon Gen-Z. 

Gather est essentiellement un bureau virtuel gamifié. Vous vous déplacez avec votre avatar numérique, créez des pièces avec bureaux et chaises comme dans les Sims, et pouvez littéralement marcher jusqu'au bureau d'un collègue. Dès que vous êtes à proximité, une discussion vocale ou un chat démarre instantanément. Si plusieurs personnes sont proches, un appel de groupe se lance. C'est très pratique. C'est un excellent outil, mais assez coûteux.

Cela nous a inspirés pour créer Town. Graphiquement, Town n'est peut-être pas encore au niveau de Gather, mais il regorge des mêmes fonctionnalités pratiques pour notre équipe. Mais pourquoi s'arrêter là ? Nous comprenons l'importance d'avoir une SSOT (source unique de vérité), où toutes les informations à jour sont stockées. La plupart des désalignements et de l'inefficacité viennent de là. Pourtant, la plupart des entreprises n'en ont pas et les informations restent éparpillées.

Nous avons donc combiné Standup avec Town : la documentation projet, les tâches et la communication se déroulent dans une salle de projet dédiée dans Town. Les informations proviennent de Standup. Nous avons notre SSOT ! Avec le confort de travailler ensemble comme dans un vrai bureau. 

Efficacité. Contrôle. Flexibilité. Rentabilité.

*note : données pseudonymisées dans la capture d'écran pour protéger nos données

3. Cashflow Whisperer vs Tableurs  

La gestion de la trésorerie est l'un des plus grands défis des start-ups et scale-ups. Surtout pour les agences payées au jalon ou acceptant des contrats de sous-traitance. Avoir une marge saine et un bon chiffre d'affaires est une chose, mais il faut survivre jusqu'à ce que les clients paient. Parfois, cela peut prendre 60 à 90 jours après la livraison. Naturellement, nous nous sommes demandé : tiendrons-nous jusqu'aux prochains paiements ? 

En tant que fan d'Excel, mon premier réflexe a été de créer un tableur. Mais je voulais pouvoir créer différents scénarios. Et si le client A ne paie pas à temps ? Et si nous ne signons pas le prospect B ? Quel est l'impact ? Et si nous voulons agrandir l'équipe avec un développeur et un tech lead supplémentaire ? Nous voulons organiser un voyage d'équipe en fin d'année ; est-ce réaliste vu nos données actuelles et notre pipeline ? Les tableurs étaient trop limités. L'outil Cashflow Whisperer était né ! 

Avec Cashflow Whisperer, tous vos revenus, dépenses, votre pipeline et vos dépenses futures (nouveaux bureaux, nouvelles ressources ?) peuvent être ajoutés. Il trace un graphique pour vous et indique quand vous êtes à risque et à quelle date vous serez à court de liquidités. Ainsi, vous optimisez votre trésorerie facilement et vous vous concentrez sur les bonnes priorités pour éviter le compte à sec. Pour nous, cela a changé la donne.

*note : données pseudonymisées dans la capture d'écran pour protéger nos données

Conclusion 

Au final, il ne s'agit pas vraiment de remplacer ClickUp, Gather ou Excel. Ce sont d'excellents produits, et nous utilisons nous-mêmes encore beaucoup de logiciels tiers. Il s'agit d'être intentionnel sur ce que l'on externalise et ce que l'on possède. Pour nous, les outils que nous utilisons chaque jour font partie de notre avantage concurrentiel. Chaque heure gagnée, chaque processus simplifié, chaque abonnement supprimé et chaque fonctionnalité que nous pouvons adapter en un jour (au lieu de dépendre de la roadmap d'une autre entreprise) fait une énorme différence dans notre efficacité opérationnelle. 

Une fois que vous avez les bonnes personnes, vous pouvez façonner votre entreprise autour de votre façon de travailler, au lieu de façonner votre travail autour du logiciel de quelqu'un d'autre. Et qui sait ? Peut-être que l'un d'eux deviendra un jour un produit à part entière. D'ici là, ils continueront à nous rendre un peu plus rapides, un peu plus agiles et un peu plus indépendants chaque jour. C'est exactement là que nous voulons être.

Vous n'avez pas les bonnes personnes ? Laissez-nous vous aider à créer votre propre outil interne pour gagner en indépendance et en rentabilité !